Lalapaşa Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü'nün Görevleri

• Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni toplantılarını organize eder, gündem maddelerini oluşturur.
• Meclis üyelerine ve encümen üyelerine davetiyeleri usulüne uygun biçimde iletir.
• Toplantılara ilişkin tutanakları hazırlar, kararların yazımını ve dosyalanmasını sağlar.
• Meclis ve encümen kararlarının kesinleşmesini takip eder ve gereği için ilgili birimlere dağıtımını yapar.
• Alınan kararların resmi defterlere kayıtlarını yapar ve arşivler.
• Belediyeye gelen tüm resmi evrakların kabulü, kayıt altına alınması ve ilgili birimlere sevk edilmesini sağlar.
• Belediyeden çıkan her türlü yazının usulüne uygun şekilde yazılması, kaydedilmesi ve gönderilmesini gerçekleştirir.
• Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve fiziki evrak sistemi üzerinden evrak sirkülasyonunu düzenli olarak takip eder.
• Evraklara dair havale ve işlem sürelerini izleyerek gecikmelerin önüne geçer.
• Belediyeye ait her türlü yazışma, karar, tutanak ve diğer belgelerin resmi arşiv standartlarına uygun şekilde saklanmasını sağlar.
• Arşivdeki belgelerin erişilebilirliğini, gizliliğini ve bütünlüğünü koruyarak belge güvenliğini temin eder.
• Saklama sürelerini dolduran belgelerin imhası veya arşive devri işlemlerini düzenler.
• Başkanlık Makamı, Müdürlükler ve dış kurumlarla yapılacak tüm yazışmaların mevzuata uygun biçimde yürütülmesini sağlar.
• Yazışmalarda kullanılan dilin resmi, anlaşılır ve mevzuata uygun olmasına dikkat eder.
• Standart dosya planına uygun olarak belge numaralandırma ve kodlama işlemlerini yapar.
• Vatandaşlardan gelen dilekçeleri 3071 sayılı Kanun kapsamında değerlendirir ve ilgili müdürlüklere yönlendirir.
• 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında yapılan başvuruların süresinde ve doğru şekilde cevaplanmasını koordine eder.
• Dilekçelerin cevaplandırılma sürecini izler, sonuçlanmayan dilekçeler için ilgili birimleri uyarır.
• Belediye Meclisi ve Encümeni’ne ait karar defteri, evrak kayıt defteri, gelen-giden evrak defteri gibi zorunlu resmi defterleri mevzuata uygun biçimde tutar.
• Bu defterlerin fiziki ya da dijital ortamda usulüne uygun biçimde korunmasını sağlar.
• Belediye tarafından düzenlenen milli bayram, anma töreni ve çeşitli kutlamaların organizasyonuna katkı sağlar.
• Protokol listelerini hazırlar, resmi davetiyeleri oluşturur ve takibini yapar.
• Mahalle muhtarlarından gelen taleplerin alınması, cevaplandırılması ve arşivlenmesini sağlar.
• Mahallelerdeki idari işlemlerin yürütülmesinde muhtarlıklarla belediye birimleri arasında koordinasyon sağlar.
• Belediye kararlarının, ihale ilanlarının, meclis toplantı gündemlerinin ve diğer duyuruların yasal süresinde ilan panolarında ve/veya dijital ortamda yayımlanmasını sağlar.
• Gerekli hallerde mahalle muhtarlıklarına veya basına bilgi verilmesini koordine eder.
• Tebligata tabi belgelerin ilgililere zamanında ulaştırılmasını sağlar.
• Belediye Başkanlığı veya birim müdürlüklerinin talebi doğrultusunda idari belgelerin hazırlanmasında destek verir.
• Hukuki yazışmalarda ilgili birimlerle koordinasyon kurarak gerekli belgeleri zamanında ulaştırır.
• Gizlilik derecesi taşıyan evrakların yetkisiz erişime karşı korunmasını ve yalnızca yetkililere ulaştırılmasını sağlar.
• Kişisel verilerin korunmasına dair mevzuata uygunluk gözetir.
• Belediye Başkanı tarafından verilen diğer görevleri, ilgili yasal düzenlemelere uygun biçimde yerine getirir.
• Mevzuat değişikliklerini takip ederek işleyişin yasalara uygun güncellenmesini sağlar.
• Belediye içindeki birimlerin yazışma disiplininin sağlanmasına destek olur.

Müdürlük Birimleri: